Datenschutz und Transparenz bei Citadel

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir möchten, dass Sie wissen, welche Informationen wir beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Angebote verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den weiteren anwendbaren Datenschutzvorschriften.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Citadel Hotelsoftware GmbH

Alter Münsterweg 29
48231 Warendorf
Deutschland

Telefon: +49 (0) 2582 66463-0
E-Mail: info@citadel.de

Vertreten durch den Geschäftsführer Olaf Schlingmeier.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit über die genannten Kontaktdaten an uns wenden.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung vertraglicher Leistungen oder andere in dieser Erklärung genannte Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

Name und gegebenenfalls Unternehmenszugehörigkeit
Anschrift und Kontaktdaten
E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Inhalte von Anfragen und Mitteilungen
Technische Verbindungs- und Nutzungsdaten
Daten im Zusammenhang mit vertraglichen Leistungen

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c oder f DSGVO.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine entsprechende rechtliche Grundlage besteht.

3. Besuch unserer Website und Hosting

Unsere Website wird mit Wix Studio erstellt und über die technische Infrastruktur von Wix bereitgestellt.

Anbieter der Plattform ist Wix.com Ltd. mit Sitz in Israel. Im Rahmen der technischen Bereitstellung können weitere Unternehmen der Wix-Gruppe und vertraglich eingebundene Dienstleister beteiligt sein.

Beim Besuch unserer Website können automatisch technische Informationen verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere:

IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Aufgerufene Seiten und Dateien
Browsertyp und Browserversion
Verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL, soweit übermittelt
Technische Informationen über den Verbindungsstatus

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung unserer Website, der Gewährleistung eines sicheren Betriebs, der Fehleranalyse und dem Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, zuverlässigen und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetauftritts.

Internationale Datenübermittlungen

Im Rahmen der Bereitstellung unserer Website durch Wix können personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Bei Übermittlungen in andere Drittländer kommen, soweit erforderlich, geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder andere zulässige Übermittlungsmechanismen zum Einsatz.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zu den Datenschutzmaßnahmen von Wix finden Sie unter:

Datenschutzhinweise von Wix

Datenschutz und Sicherheit bei Wix

4. Cookies und Einwilligungen

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, die für die Bereitstellung bestimmter Funktionen, die Sicherheit und die Stabilität des Internetauftritts erforderlich sein können.

Cookies sind kleine Dateneinheiten, die im Browser beziehungsweise auf dem Endgerät gespeichert werden.

Technisch erforderliche Cookies

Technisch erforderliche Cookies ermöglichen grundlegende Websitefunktionen und unterstützen unter anderem die Systemsicherheit, Sitzungsverwaltung und technische Stabilität.

Wix dokumentiert für seine Plattform unter anderem folgende technisch erforderliche Cookies:

XSRF-TOKEN: Sicherheitsfunktion zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Speicherdauer: Sitzung.
svSession: Sicherheits-, Stabilitäts- und Websitefunktionen. Speicherdauer: 12 Monate.
bSession: Messung der technischen Systemeffektivität. Speicherdauer: 24 Stunden.
TS*: Erkennung und Abwehr technischer Angriffe. Speicherdauer: Sitzung.
wixSession: Sicherheit und grundlegende Websitefunktionen. Speicherdauer: 12 Monate.

Welche dieser Cookies tatsächlich eingesetzt werden, hängt von den aufgerufenen Funktionen und der technischen Konfiguration der Wix-Plattform ab.

Soweit das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG ohne gesonderte Einwilligung.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Optionale Cookies

Nicht erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien, beispielsweise für Analyse- oder Marketingzwecke, setzen wir nur ein, soweit eine hierfür erforderliche Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Cookie-Einstellungen

Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und Ihre Datenschutzeinstellungen ändern.

Die Verwaltung erfolgt über die Cookie-Einstellungen unserer Website, sofern entsprechende einwilligungspflichtige Technologien eingesetzt werden.

Weitere Informationen zu Cookies bei Wix finden Sie unter:

Cookies und Ihre Website bei Wix

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Unternehmenszugehörigkeit sowie der Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Soweit Ihre Anfrage der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Kundenportal und geschützte Bereiche

Über unsere Website stellen wir einen Zugang zu einem Kundenportal zur Verfügung.

Bei der Nutzung eines Kundenportals können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Identifikations-, Kontakt- und Anmeldeinformationen sowie Daten, die für die Bereitstellung der jeweiligen Serviceleistungen erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt entsprechend der konkreten Zweckbestimmung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Wird das Kundenportal auf einer eigenständigen Plattform betrieben, gelten für die dort stattfindende Verarbeitung gegebenenfalls zusätzliche oder gesonderte Datenschutzinformationen.

7. Newsletter und Informationen per E-Mail

Sofern Sie sich für einen Newsletter oder andere einwilligungsbasierte Informationen per E-Mail anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere freiwillig angegebene Informationen.

Diese Daten verwenden wir, um Ihnen Informationen über Citadel, unsere Produkte, Dienstleistungen und Unternehmensneuigkeiten zuzusenden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zur Dokumentation Ihrer Anmeldung kann ein Double-Opt-in-Verfahren verwendet werden. Dabei wird die Anmeldung durch eine Bestätigungs-E-Mail überprüft.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Hierzu können Sie den gegebenenfalls vorhandenen Abmeldelink im Newsletter verwenden oder uns eine entsprechende Nachricht übermitteln.

Nach einem wirksamen Widerruf wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem aktiven Newsletter-Verteiler entfernt, soweit keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

Erforderliche Nachweisdaten können im gesetzlich zulässigen Umfang weiter gespeichert werden.

8. Analyse der Website-Nutzung

Informationen über die technische Funktionsfähigkeit unserer Website können im Rahmen der Bereitstellung durch die Wix-Plattform verarbeitet werden.

Die Verarbeitung technisch erforderlicher Informationen dient insbesondere der Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse unseres Internetauftritts.

Soweit darüber hinaus Analysewerkzeuge eingesetzt werden, die eine Einwilligung erfordern, erfolgt deren Nutzung erst, nachdem Sie die entsprechende Einwilligung erteilt haben.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die entsprechende Einwilligungsverwaltung widerrufen.

9. Empfänger und Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende rechtliche Grundlage besteht.

Empfänger können insbesondere technische Dienstleister, Hostinganbieter und Anbieter von Kommunikationsleistungen sein.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies unter Beachtung von Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus übermitteln wir personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine wirksame Einwilligung vorliegt oder eine sonstige zulässige Rechtsgrundlage gegeben ist.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anfragen und Kommunikation

Personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen einer Kontaktanfrage übermitteln, werden grundsätzlich gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine weitere Speicherung erforderlich ist.

Soweit die Korrespondenz zur Anbahnung oder Durchführung eines Handelsgeschäfts gehört, können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erforderlich sein, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche notwendig und rechtlich zulässig ist.

Vertrags- und Geschäftsunterlagen

Für geschäftliche Unterlagen gelten insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO.

Je nach Art der Unterlagen gelten grundsätzlich folgende Fristen:

10 Jahre: Insbesondere Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und bestimmte steuerrechtlich relevante Unterlagen.
8 Jahre: Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen, soweit keine gesetzliche Ausnahme gilt.
6 Jahre: Insbesondere empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie bestimmte weitere steuerlich relevante Unterlagen.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument entstanden ist beziehungsweise der gesetzlich maßgebliche Vorgang stattgefunden hat.

In gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen, insbesondere bei noch nicht abgeschlossenen steuerlichen Verfahren, kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.

Technische Daten und Cookies

Technische Verbindungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb der Website, die Fehleranalyse oder andere rechtlich zulässige Zwecke erforderlich ist.

Die Speicherdauer von Cookies richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und der eingesetzten Technologie.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Cookies und Einwilligungen“.

Löschung personenbezogener Daten

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen beziehungsweise nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten gelöscht, sofern keine andere rechtliche Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.

11. Sicherheit Ihrer Daten

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein.

Diese Maßnahmen sollen insbesondere verhindern, dass Daten unberechtigt eingesehen, verändert, verloren oder unzulässig weitergegeben werden.

Unsere Website verwendet eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung mittels TLS, um übertragene Informationen zu schützen.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung und der bestehenden Risiken überprüft und angepasst.

Ein vollständiger Schutz jeder Datenübertragung im Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen verschiedene Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu.

Auskunftsrecht

Sie können gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

Recht auf Berichtigung

Gemäß Art. 16 DSGVO können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie gemäß Art. 20 DSGVO verlangen, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.

Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO zu widersprechen.

Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit über die im Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ genannten Kontaktdaten an uns wenden.

13. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzvorschriften verstößt, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für eine in Nordrhein-Westfalen niedergelassene verantwortliche Stelle ist regelmäßig folgende Behörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Internet: www.ldi.nrw.de

Unabhängig davon können Sie sich insbesondere auch an eine Datenschutzaufsichtsbehörde am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes wenden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Verfahren oder die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung stellen wir auf dieser Website zur Verfügung.

Stand: Oktober 2026

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