Ortsunabhängiges Arbeiten
Homeoffice

Unsere Plattform erlaubt es Ihren Mitarbeitern, von überall aus auf wichtige Daten und Systeme zuzugreifen, ohne an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein. Sie können nahtlos zwischen Büro, Zuhause und unterwegs wechseln, ohne dabei auf die benötigten Ressourcen verzichten zu müssen.

Durch die Eliminierung monatlicher Cloudkosten sparen Sie nicht nur Geld, sondern haben auch volle Kontrolle über Ihre Daten und deren

Übersicht Module

Arbeitszeiterfassung
Budgetverwaltung
Digitaler Check-In
Digitaler Check-Out
Digitales Housekeeping / Hausmeister
Gutscheinverwaltung
Mehrmandantenverwaltung
Ortsunabhängiges Arbeiten
Preiskalendermodul
Automatisches Preissystem APS
Rechnungswiedereröffungsmodul
Webbooking / API
individuelle u. a. für Kliniken, Akademien, Berufsgenossenschaften

Arbeitszeitverwaltung
Citadel Time Control

Die Arbeitszeitverwaltung ‘Citadel TimeControl’ vereint die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung mit der organisatorischen Zeiterfassung und Kontenverwaltung in einer nutzerfreundlichen Lösung. Dieses Modul archiviert nicht nur die Arbeitszeitnachweise, sondern verwaltet auch detailliert die tatsächlich gearbeiteten Stunden, den aktuellen Stand von Zeitkonten, abteilungsspezifische Funktionen und vertragliche Konditionen, sowie Mehr- und Minderarbeitszeiten und berücksichtigt Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit oder Weiterbildung.

Budgetverwaltung

Die Budgetverwaltung gewinnt in vielen Betrieben wieder an Bedeutung, hauptsächlich wegen der steigenden Kosten für die Beschaffung von Finanzmitteln. Budgets können dabei täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich definiert und auf verschiedene Marktsegmente, Artikelkategorien und Geschäftsbereiche aufgeteilt werden. Nach Abschluss eines jeden Geschäftstages kann der Manager die Daten analysieren, um zu überprüfen, ob das festgelegte Budgetziel erreichbar ist.

Wie könnte eine effektive Budgetverwaltung zur finanziellen Stabilität eines Unternehmens beitragen? Auf welche Weise könnten detaillierte Budgetanalysen die Entscheidungsfindung beeinflussen? Welche Herausforderungen könnten bei der Aufteilung des Budgets auf verschiedene Marktsegmente und Geschäftsbereiche entstehen?

Digitaler Online Check-In

Der digitale Online-Check-in ermöglicht es Ihren Gästen, bereits vor der Anreise einzuchecken. Der Kunde erhält einen Link per E-Mail oder SMS, mit dem er den Check-in durchführen, seine Ankunftsdaten bestätigen und bei Bedarf Adressdaten einsehen sowie die Rechnungsadresse anpassen kann. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Rechnung bereits vorab zu begleichen, wobei unterschiedliche Zahlungsmethoden zur Verfügung stehen. Nach Abschluss des Vorgangs erhält der Kunde eine Bestätigung, beispielsweise in Form eines QR-Codes. Verfügt der Kunde über keine Zahlungsmittel beim Self-Check-in, kann er seine Zimmerkarte an einem eCounter über einen zuvor erhaltenen digitalen Code anfordern. Die Anmeldung am Gerät erfolgt dabei über WLAN-Code und auch Informationen zu Frühstückszeiten werden auf diesem Weg bereitgestellt.

Digitaler Online Check-Out

Optimieren Sie das Gästeerlebnis in Ihrem Haus durch unseren bequemen Self-Check-Out-Service! Ihre Gäste haben die Möglichkeit, sich bereits einen Tag vor der Abreise oder am Abreisetag selbst auszuchecken, ganz einfach über ihr Smartphone, Tablet, Laptop oder unseren vorhandenen Self-Check-In/Out-Automaten.

Durch diese innovative Lösung vermeiden Sie lange Warteschlangen und den damit verbundenen Zeitdruck für Ihre Gäste. Sie können bequem ihre Rechnung überprüfen, die Rechnungsadresse und die Zahlungsart selbst bestimmen und den Check-Out-Prozess in ihrem eigenen Tempo durchführen.

Mit unserem Self-Check-Out-Service bieten Sie Ihren Gästen einen zusätzlichen Komfort und hinterlassen einen positiven Eindruck, der lange in Erinnerung bleibt. Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Gäste und optimieren Sie gleichzeitig Ihre Betriebsabläufe – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten!

Digitaler Housekeeping

Mit dem digitalen Housekeeping-Modul von Citadel optimieren Sie Ihre Zimmerreinigung und bieten Ihren Gästen einen noch höheren Standard an Komfort und Service. Über Tablets oder Smartphones können Ihre Housekeeping-Mitarbeiter Zimmer als gereinigt melden und dabei spezielle Anforderungen der Gäste wie allergikerfreundliche Bettwäsche oder eine Obstschale zur Begrüßung berücksichtigen.

Darüber hinaus ermöglicht das Modul dem Housekeeping-Team, Zimmer bei Bedarf zu sperren und alle notwendigen Schritte für die Verfügbarkeitsanpassung im Reservierungssystem sowie bei angeschlossenen Channelmanagern, Websites oder Check-In-Automaten werden automatisch durchgeführt.

Ein weiterer Vorteil ist die nahtlose Integration von Reparaturaufträgen in das System. Das Housekeeping kann Reparaturaufträge an die entsprechenden Hausmeister senden, die wiederum elektronisch benachrichtigt werden und die Reparatur über ihre Smartphones verwalten können. Dies ermöglicht eine effiziente Kommunikation und Bearbeitung von Reparaturen, was wiederum die Zufriedenheit Ihrer Gäste erhöht und zu einem reibungslosen Betriebsablauf beiträgt.

Mit dem digitalen Housekeeping-Modul von Citadel bringen Sie Ihr Gästeservice auf ein neues Level und optimieren gleichzeitig die Abläufe in Ihrem Betrieb.

Elektronischer Rechnungsversand

E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend ab 2025

Der Versand elektronischer Rechnungen ist für viele Hotels unerlässlich geworden, besonders bei Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Einrichtungen. Es ist erforderlich, dass Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format als PDF übermittelt werden. Die gewünschte Versandart sollte im Kundendatensatz vermerkt werden, wobei neben den speziellen Formaten auch der Versand als Standard-PDF möglich ist.

Kunden, die ihre Rechnung per E-Mail erhalten möchten, können dies beim Check-Out veranlassen, wobei sie die Wahl haben, ob sie die Rechnung elektronisch oder in Papierform erhalten möchten. Damit ist gewährleistet, dass jeder Gast seine Rechnung in der gewünschten Form erhält.

Gutscheinverwaltung

Das Gutscheinmodul ist ein umfassendes System, das alle steuerlichen Belange berücksichtigt und für die Kontrolle und Archivierung von Gutscheinen unerlässlich ist. Es lässt sich an die spezifischen Bedürfnisse des Hotels anpassen und ist sowohl für klassische gedruckte Gutscheine als auch für digitale Gutscheine geeignet. Das Design des Gutscheins kann individuell gestaltet werden und der Gutschein kann entweder per Post oder elektronisch versendet werden.

Ein wesentlicher Vorteil des Systems ist, dass es den Zahlungseingang überwacht. Der Empfänger des Gutscheins wird darauf hingewiesen, dass der Gutschein nur dann eingelöst werden kann, wenn er vollständig bezahlt wurde. Ein unbezahlter Gutschein wird bei Vorlage zur Einlösung abgelehnt. Das Modul unterstützt auch die Teileinlösung von Gutscheinen. Wenn ein Gutschein nicht vollständig eingelöst wird, stellt das System automatisch einen neuen Gutschein über den Restbetrag aus, wobei der ursprüngliche Gutschein seine Gültigkeit verliert.

Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit der Webbuchung des Hotels den Verkauf und die Bezahlung von Gutscheinen über die Hotel-Website. Dies bietet eine komfortable und effiziente Möglichkeit, Gutscheine direkt online zu vertreiben.

Mehrmandanten-Modul

Das Multi-Property-Management-Modul vereinfacht die Verwaltung mehrerer Hotelbetriebe in einem System.

Dies ermöglicht einen klaren Überblick über die Verfügbarkeiten in verschiedenen Objekten und sichert den Zugriff auf eine einheitliche Datenbank für alle Standorte, was zentralen Zugriff zu jeder Zeit erlaubt. Jedes Hotel wird individuell mit eigener Rechnungsadresse, Bankverbindung und Steuernummer geführt, was eine differenzierte Betrachtung und Verwaltung ermöglicht.

Die Auswertungen können entweder isoliert für ein Hotel oder vergleichend zwischen den Hotels erstellt werden. Jedes Hotel kann einer eigenen technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zugeordnet werden.

Die Buchhaltungsdaten können sowohl individuell als auch konsolidiert für alle Hotels betrachtet werden. Mit der Flexibilität individueller Artikel und Zahlungsoptionen

Preiskalender (DDP)

Angesichts der dynamischen Marktentwicklung ist es für Hoteliers essentiell, zeitnah und flexibel auf Nachfrageschwankungen und Kostensteigerungen zu reagieren. Ein effizientes Preisanpassungsmodul, das eine prompte Aktualisierung der Tarife ermöglicht, wird daher zunehmend unabdingbar. Die Anpassung der Preise muss sowohl Erhöhungen als auch Reduzierungen umfassen und soll mittels weniger Eingaben pro Preiscode rasch und maßgeschneidert erfolgen können. Das Modul für dynamische Preissetzung am Empfang (Desk Dynamic Pricing - DDP) ermöglicht es, innerhalb eines definierten Zeitraums Preise durch einen fixen oder prozentualen Zuschlag respektive Nachlass zu modifizieren, wobei die Rundung der Beträge individuell konfigurierbar ist. Zudem lässt sich die Preisstruktur präzise auf die Anzahl der Personen oder spezifische Zimmerkategorien abstimmen und mehrere Zimmerarten für eine gebündelte Preiskorrektur zusammenführen, was den administrativen Aufwand signifikant reduziert. Die visualisierte Darstellung bietet dem Kunden umgehend eine Übersicht über die von ihm festgelegten Preise, welche mit nur einem Klick in das System übernommen werden können.

Digitaler Gästeservice

Das Gästeinformationssystem (GIS) von Citadel bietet eine Vielzahl von Vorteilen, um Ihren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt zu ermöglichen. Bereits vor der Anreise und auch nach der Abreise können Sie Ihren Gästen wichtige Informationen bereitstellen und verschiedene Services anbieten.

Vor der Anreise können sich Ihre Gäste bereits im Vorfeld einchecken, ihren Aufenthalt bezahlen oder Zusatzleistungen wie Frühstück, Abendessen oder Wellness-Angebote hinzubuchen. Sie erhalten alle relevanten Informationen rund um das Hotel und anstehende Veranstaltungen. Wenn Ihr Hotel ein Restaurant hat, können Gäste die Speisekarte mit saisonalen Gerichten einsehen oder sogar einen Tisch reservieren. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, ihre Mahlzeiten und Getränke bereits im Voraus zu bestellen, um einen reibungslosen Ablauf während ihres Aufenthalts zu gewährleisten.

Nach der Abreise können Sie Ihren Gästen eine Dankes-E-Mail senden und sie dazu einladen, ihren Aufenthalt zu bewerten. Dies ermöglicht es Ihnen, wertvolles Feedback zu sammeln und sicherzustellen, dass Ihre Gäste zufrieden waren.

Das Gästeinformationssystem von Citadel bietet Ihnen und Ihren Gästen einen unkomplizierten und effizienten Service, der den Aufenthalt im Hotel noch angenehmer macht.

Mit Citadel erhalten Sie ein flexibles und maßgeschneidertes Reservierungssystem, das modular aufgebaut ist. Das bedeutet, dass Sie nur die Komponenten bezahlen, die Sie tatsächlich benötigen – ganz nach Ihren individuellen Anforderungen und Ihrem Budget. Und das Beste daran ist, dass Sie jederzeit zusätzliche Komponenten hinzufügen können, wenn sich Ihre Anforderungen ändern oder wenn Sie Ihr System erweitern möchten. Mit Citadel haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Investitionen und können sicher sein, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie wirklich brauchen.

Automatisches Preissystem APS

Nach der Suche, den besten Preis zu erzielen, kann man verschiedene Wege gehen. Eine Möglichkeit ist die Verwendung einer Revenue-Management-Software, die Preise vorschlägt, basierend auf der Verfügbarkeit in der Region, der Nachfrage, Veranstaltungen und Wetterbedingungen. Ein gewitzter Hotelier kam jedoch auf die Idee, die Preisgestaltung ausschließlich auf sein eigenes Haus abzustellen. Seine Idee basierte darauf, dass die Preise angepasst werden müssen, wenn sein Hotel eine zu hohe oder zu niedrige Nachfrage hat, und dies mit den Belegungsraten der Vorjahre abzugleichen. Auf dieser Basis entwickelten wir das automatische Preisfindungssystem (APS).

Funktionen und Vorteile des APS:

Automatische Preisanpassung:

Das APS passt Preise automatisch an, basierend auf einem selbst definierbaren Algorithmus.

Es berücksichtigt die historische Nachfrage und die aktuelle Belegung.

Differenzierte Preisstaffelung:

Das System ermöglicht unterschiedliche Preisstrategien für verschiedene Vertriebskanäle.

Die Preise auf der eigenen Homepage sind stets günstiger als die, die an Channel-Manager übermittelt werden.

Integration und Autonomie:

Das APS arbeitet eng mit dynamischen Preissystemen zusammen und berücksichtigt deren Vorgaben.

Nach der einmaligen Einrichtung arbeitet das System völlig autonom, kann aber bei Bedarf manuell angepasst werden.

Flexibilität und Kontrolle:

Hotels können weiterhin ein Revenue-Management-System anschließen, um zusätzliche Preisempfehlungen zu erhalten.

Die Wahl der Methode zur Preisoptimierung bleibt beim Hotelier, ob durch APS, ein externes Revenue-Management-System oder eine Kombination aus beiden.

Durch die Implementierung des APS können Hotels ihre Preisgestaltung effizient und dynamisch an die tatsächliche Nachfrage anpassen, dabei ihre eigenen Richtlinien und Präferenzen berücksichtigen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre eigene Website stets den besten Preis bietet.

Webbooking

Das Webbooking von Citadel bietet zwei Nutzungsmöglichkeiten:

Fertige Lösung für die Homepage: Diese Option ermöglicht es Ihnen, eine bereits entwickelte Lösung direkt in Ihre Webseite einzubinden. Dies spart Zeit und Kosten, da kein externer Werbedesigner benötigt wird. Während das Layout gewissen Einschränkungen unterliegt, haben Sie die Freiheit, Texte, Bilder und Farben selbst zu bestimmen. Änderungen können direkt über das Hotelprogramm vorgenommen werden, ohne dass ein separates Programm erforderlich ist.

Webbooking-API: Für Kunden, die eine individuellere und auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung bevorzugen, steht die Webbooking-API zur Verfügung. Diese API ermöglicht es Webdesignern, alle erforderlichen Abfragen durchzuführen und die Ausgabe nach Ihren Vorgaben zu gestalten. Der Webdesigner erhält einen Testzugang, um alle Abfragen zu testen und wird dabei selbstverständlich von Citadel unterstützt.

Mit unserem Webbooking-System können Gäste direkt über Ihre Webseite Zimmer, Tagungsräume und zusätzliche Dienstleistungen buchen. Die Anzahl der Buchungen spielt dabei keine Rolle. Gäste haben die Möglichkeit, verschiedene Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplatz, Haustierunterbringung oder Wellnessangebote zu buchen. Den Umfang und die Spezifikationen dieser Leistungen legen Sie fest. Darüber hinaus kann auch der Verkauf von Gutscheinen über das Webbooking-System abgewickelt werden.

Rechnungswiedereröffnungsmodul

Es kommt immer wieder vor, dass Rechnungen von Kunden beanstandet werden. Dabei sind häufig die Rechnungsadresse fehlerhaft, oder es befinden sich falsche Positionen auf den Rechnungen. Durch die Einführung von TSE und DSFINV-K muss nun jede korrigierte Rechnung erneut erfasst werden. Dies führt dazu, dass Rechnungen nicht mehr einfach durch Anpassung korrigiert werden können. Stattdessen muss die ursprüngliche Rechnung storniert und eine Gutschrift erstellt werden, was einen erheblichen Arbeitsaufwand und zusätzliche Komplexität mit sich bringt.

Mit dem Modul Rechnungswiedereröffnung von Citadel kann eine bereits abgeschlossene Rechnung wieder geöffnet und anschließend entschieden werden, ob diese storniert oder korrigiert werden soll. Diese Entscheidung erstellt entweder eine Gutschrift für alle gebuchten Artikel oder korrigiert die Posten direkt in der Rechnung. Der Nutzer entscheidet dann, ob eine Gutschrift gedruckt oder per E-Mail an den Kunden gesendet werden soll. Sollten Korrekturen an der Rechnung erforderlich sein, bestätigt man dies durch Klicken auf den Button ‘Korrektur’. Anschließend wird die ausgewählte Rechnung gutgeschrieben, und alle gebuchten Positionen können gelöscht, korrigiert oder neue hinzugefügt werden.

Nach der Fertigstellung wird die Zahlung ausgeführt und die Rechnung gedruckt oder per E-Mail versendet. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die Buchungs- und Reservierungsdaten nicht verändert werden dürfen. Der Kunde sieht auf der Rechnung genau den Leistungszeitraum, der gebucht wurde.

Ortsunabhängiges Arbeiten Homeoffice